OBJETIVOS DEL MANUAL                                              

OBJETIVO GENERAL:

Desarrollar una herramienta de gestión administrativa para la Gerencia de Ventas de la empresa

 Aguacero S.A de C.V,

En las áreas de Organización, Descripción de Puestos y Procedimientos.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

Ø  Ser instrumento útil para la orientación e información de los procesos, estructura organizativa y los puestos de trabajo dela Gerencia de Ventas.

Ø  Facilitar el aprovechamiento de los recursos con los que cuéntala Gerencia de Ventas.

Ø  Propiciar el mejoramiento de la productividad y calidad de la Gerencia estudiada.

Ø  Establecer lineamientos de acción generales para la Gerencia de Ventas

MANUAL ADMINISTRATIVO DE LA GERENCIA DEVENTAS DE LA EMPRESA AGUACERO S.A. DE C.V

  HISTORIA DE LA EMPRESA.

AGUACERO S.A. de C.V. nace el 02 de junio del año 2006, surge mediante la fundación e idea de una pareja de esposos, Sr. Jaime Luís Torres y la Sra. Lourdes María Arriaza, que juntos desean establecer una planta de agua que pueda ser única para los salvadoreños, para esto realizan intensa información del equipo adecuado para lo cual les llevan un  año lograr obtener lo necesario antes de la fecha de su nacimiento y cumpliendo además todos los requisitos sanitarios y de exportación quela garantizan como agua pura. AGUACERO S.A. de C.V. En su comienzo de producciones obtuvo gran demanda en países vecinos en Guatemala y Honduras en lo cual se comenzó a operar y permitió un año de éxito pero solamente fuera del país, al finalizar el año 2007 se comenzó a producir para poder entrar dentro del país.

En la actualidad del se generan 36 empleos directos y mas indirectos lo cual esto permite establecerse como una mediana empresa. Aun que el producto aun no todos lo conocen se trabaja en que este siempre establecido en diferentes puntos del país y sepan la calidad del producto.

JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA

Debido a que cada empresa es un sistema con características particulares, se hace necesario el desarrollo de una herramienta técnico-administrativa que recopile y oriente al lector sobre las acciones a tomaren una situación dada. Por ello se elabora el presente manual administrativo, como una herramienta indispensable para la empresa: Aguacero S.A. de C.V.  Una empresa debe tener un plan detallado y sistematizado con el cual pueda hacerle frente a los diversos elementos que intervienen en la dinámica organizacional. Por ello los manuales administrativos constituyen un aliado importantísimo en la sana gestión de la empresa. Asimismo forma una institucionalización o apropiación de las actividades que realiza y contribuye al mejoramiento tanto de los procesos (administrativos y productivos), así como también del producto final, conformando una cultura de mejora constante dentro la empresa. También el conocimiento de la estructura organizativa de la Gerencia de Ventas contribuirá a la comprensión y mejora de sus unidades, así como también al diseño de planes adecuados a la capacidad y objetivos de la empresa. La elaboración de la descripción de puestos es de gran utilidad dentro dé ella para el proceso de reclutamiento y selección de personal, ya que orientara acertadamente en la búsqueda de la persona con el perfil adecuado para cada cargo.

Los procedimientos son otro elemento, puesto que por ellos se realizan las acciones necesarias para el éxito y la vida de la misma organización, por tanto, la elaboración de procedimientos narrativos y sus respectivas representaciones gráficas constituye la comprensión y análisis de las actividades más profundas de la empresa y en este caso de la Gerencia de Ventas, por lo que permite establecer mejoras y rediseños a los procesos existentes y futuros.

MISION

Somos una empresa salvadoreña productora de agua potable y cristalina que permite generar a los salvadoreños un nuevo estilo de agua con muy buena calidad en su producción mediante el producto.

VISION

Llegar a ser una nueva empresa de agua en el mercado salvadoreño que genere confianza en nuestro sabor y estilo que permita posicionarnos con muy buen agrado ante quienes deseen conocernos, y que nuestro producto permita cumplirle al consumidor lo que busca ante una nueva agua.

POLÍTICAS GENERALES DE LA EMPRESA

DE ORGANIZACIÓN:

v  La Junta General de Accionistas será el órgano supremo de la sociedad según lo establece el Código de Comercio.

v  La Junta Directiva, puede estar conformada por uno o más miembros de la Junta General de Accionistas.

v  La Junta Directiva puede nombrar a un administrador General único con carácter temporal o con un plazo no mayor de dos años.

v  La planeación estratégica se revisará al término de cada año, según los resultados observados de los planes operativos.

v  Las plazas operativas de la Gerencia de Producción podrán ser de carácter temporal, dependiendo de las necesidades de la producción.

DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS:

§  El análisis de los puestos se llevará a cabo por la Gerencia de Recursos Humanos.

§  Se llevarán a cabo auto-evaluación semestral de los puestos a nivel de Gerencias.

§  Cuando se produzca alguna modificación al perfil de un puesto, su implantación será efectiva una vez aprobada y presentada a las personas involucradas en ella.

  DE PROCEDIMIENTOS:

·         Los procedimientos relacionados a cada una de las jefaturas de planta se revisarán de manera interna en cada una de éstas.

·         Ningún cliente debe esperar más de un día por la entrega de su pedido.

·         Se revisará, actualizará y modificara los procedimientos de compra y recepción de materiales según sea la necesidad.

·         Los procedimientos se graficarán según la terminología de la Amercian Society of Society of Mechanical Enginners (ASME), American National Standard Institute (ANSI) o en su defecto un combinado, siendo explicado su uso por la Unidad respectiva.

·         Para la evaluación de los procesos de producción y/o administrativos se formarán comités integrados por los miembros de las Gerencias de la empresa.

ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA

                       DESCRIPCIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

Agua cero S.A. de C.V.

Es una empresa que cuenta con un gran número de gerencias y unidades administrativas, se realizará el análisis de la Gerencia de Ventas, la cual está apoyada por tres unidades de nivel jerárquico inferior. Por lo tanto el organigrama será de tipo suplementario y con dos niveles estando a la cabeza la Gerencia de Ventas y guardando relaciones de dependencia y autoridad las Unidades de Salas de Venta, Mayoreo y de Servicio Post-Venta. Además se presenta el organigrama maestro de toda la empresa, junto con una pequeña descripción de sus unidades más importantes.

DESCRIPCIÓN DE LAS PRINCIPALES UNIDADES ADMINISTRATIVAS

A continuación se presenta la estructura orgánica de la empresa

 Aguacero SA de CV.

En donde se aprecian las unidades de staff y las tres grandes áreas como lo son Producción, Mercadeo y Administración; cada una con sus diferentes ramificaciones o unidades que apoyan la gestión de la organización. Asimismo se observa el grado de autoridad y responsabilidad que se da dentro de cada línea, determinando los siguientes niveles jerárquicos:

ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS: La asamblea general de accionistas es el órgano supremo de la sociedad y como tal, representa el capital de toda sociedad anónima; puede acordar y ratificar todos los actos y operaciones de la sociedad y sus resoluciones serán cumplidas por la Junta Directiva.

JUNTA DIRECTIVA: Depende directamente de la Asamblea General de accionistas, la administración de la sociedad estará a cargo de uno o varios mandatarios temporales y revocables, quienes puedan ser socios o personas extrañas a la sociedad.

GERENCIA GENERAL: Él Gerente general tiene como responsabilidad dirigir, así como recabarla información que muestre el trabajo desarrollado por las demás gerencias de la empresa, a fin de formarse un juicio exacto de los acontecimientos y condiciones de los resultados, de las operaciones realizadas por la misma y de esta forma formular sus conclusiones y recomendaciones, y reportar directamente a la Junta Directiva.

GERENCIA DE MERCADOTECNIA: Es la que se encarga de proporcionar los medios esenciales por los cuales la empresa va a estar girando a través de investigaciones para dar a conocer sus productos y obtener una mayor rentabilidad de los mismos, se reporta al gerente general y delega hacia su Gerencia de Ventas por línea de producto .

GERENCIA DE PRODUCCIÓN: Se encarga de recaudar los informes que le son otorgados por sugerente, para tomar decisiones correctivas para un buen funcionamiento de la empresa, lo cual reporta al gerente general y delega hacia abajo, al gerente de planificación y las unidades Técnicas de planta.

GERENCIA ADMINISTRATIVA: Es función de ésta, el control administrativo teniendo como base la plantación, dirección y organización, ya que estos elementos llevando sea cabo proporcionan una mayor eficiencia dentro de la empresa, esta Gerencia reporta al gerente general y delega responsabilidad hacia gerentes de Finanzas.

UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS: Lleva acabo funciones de coordinación, selección y evaluación administrativa del personal, su principal función es de proveer los recursos humanos de la empresa, así como el control administrativo de este y le reporta al Gerente general delegando a sus gerentes de oficinas y planta, sus funciones de selección, evaluación y controla administrativo del personal; su ubicación se localiza en Oficinas Generales.

GERENCIA DE VENTAS: Realiza funciones de planeación, coordinación y control de la fuerza de ventas, asimismo realiza planes estratégicos de ventas, apoyándose en los objetivos de la empresa para su ejecución. Tiene bajó su cargo tres unidades administrativas y está subordinada a la Gerencia de Mercadeo.

UNIDAD DE SALAS DE VENTA: Está bajo la supervisión de la Gerencia de Ventas, y es la encargada de mantener relaciones efectivas entre las diferentes salas de venta de la empresa y de su correcto abastecimiento tanto al detalle como mayorista.

UNIDAD DE MAYOREO: Es la unidad responsable del abastecimiento de grandes volúmenes de pedidos, tiene contacto directo según las características y especificaciones que tienen los clientes, en especial lo referente a papel higiénico de marcas privadas.

UNIDAD DE SERVICIO POST VENTA: Es la unidad responsable de mantener constante comunicación con los clientes y brindarles información y ayuda una vez realizada el proceso de venta en cualquiera de sus modalidades (menorero, mayoreo, al detalle, etc.). Depende jerárquicamente de la Gerencia de Ventas y está al mismo nivel de las unidades de mayoreo y de salas de ventas.

JEFATURAS DE PLANTA: Es responsabilidad del aprovechamiento del equipo con que cuenta la empresa para desarrollar en forma eficiente los procesos de fabricación de sus productos, le reporta directamente al Gerente de Producción y Planificación y delega responsabilidades en sus superintendentes de producción, mantenimiento, distribución y almacenes; su ubicación se localiza en Planta.

UNIDAD TÉCNICA: Tiene bajo su responsabilidad el control de calidad, seguridad industrial es investigación y desarrollo de procesos con el fin de obtener mayor eficiencia dentro de la productividad de la empresa, reporta directamente al Jefe de Planta respectivo y a su ves delega a sus unidades de Control de Calidad, Seguridad Industrial e Investigación y Desarrollo; su ubicación se localiza en Planta.

UNIDAD DE DISTRIBUCIÓN Y ALMACENES: Tiene como responsabilidad la recepción de materiales, materia prima y producto terminado de producción, además la distribución de producto sal cliente, así como del abastecimiento de materiales y materia prima al área productiva y mantenimiento. Reporta directamente al gerente de Producción y delega a sus unidades de Almacén de Materiales, de  Almacén de Producto Terminado, Logística y de Control y Programación de la Producción; su ubicación esta en Planta.

UNIDAD DE MANTENIMIENTO: En su responsabilidad mantener un buen funcionamiento para su uso, los equipos e instalación de la empresa, para un buen aprovechamiento de los recursos de producción de la misma, el cual reporta directamente al gerente de operaciones y delega hacia sus unidades de Mantenimiento Eléctrico, Mantenimiento Mecánico, Instrumentación y Servicios Generales.

JEFE DE LOGÍSTICA: Coordina los pedidos que recibe del Departamento de vetas, para su distribución de producto terminado hacia los clientes. Contrata el transporte adecuado para el envió de los productos a su destino. Reporta directamente a la Superintendencia de Distribución y Almacenes. Delega responsabilidades hacia su asistente y supervisores en turno; su ubicación se localiza en Planta.

JEFE DE CONTROL Y PROGRAMACIÓN DE LA PRODUCCION: Tiene como responsabilidad elaborar un programa de producción, en base al pronóstico de ventas, para elaborar los productos en planta. Solicita las cantidades requeridas de materia prima, también programa los productos de re fabricación, es lazo de unión entre el área de ventas.  AGUACERO S.A. de C.V

ORGANIGRAMA DE LA GERENCIA DE VENTAS

DE LA EMPRESA AGUACERO S.A. de C.V

UNIDAD DE SERVICIO POST-VENTA

UNIDAD DE MAYOREO

GERENCIA DE VENTAS

Como se observa la gerencia está integrada por tres unidades, cuya dependencia jerárquica y de relaciones se expresan en el siguiente manual de organización. Asimismo, se hace uso del formato de recopilación de información (Anexo No del cual se redacta lo siguiente:

MANUAL DE ORGANIZACION

UNIDAD ORGANIZATIVA: GERENCIA DE VENTAS

 Dependencia jerárquica: Gerencia de Mercadeo

Relaciones externas: Distribuidores y almacenadoras

Relaciones Internas: Gerencia General, Gerencia de Mercadeo, Gerencia de Producción

Objetivo General de la unidad: Cumplir con el mínimo de volumen de ventas establecido por año y para ello debe además diseñar mecanismos que impulsen la actividad de los vendedores.

Funciones y responsabilidades: Administrar las ventas a nivel nacional y recibir informes de las tres unidades administrativas a su cargo.

v  Supervisar a los vendedores a su cargo y hacer un  seguimiento continuo de la comisión de cada vendedor, para detectar fallas o descubrir vendedores estrellas.

v  Sugerir ideas de atención al cliente.

v  Vigilar el desarrollo de otras organizaciones que representen competencia para la empresa.

UNIDAD ORGANIZATIVA: UNIDAD DE SALAS DE VENTA

DEPENDENCIA JERARQUICA: Gerencias de ventas.

RELACIONES EXTERNAS: Sucursales de la empresa y tiendas de distribución.

RELACIONES INTERNAS: Gerencia de mercadeo, gerencia de ventas, gerencia de producción.

OBJETIVO GENERAL DE LA UNIDAD: Mantener canales de comunicación eficientes con las diferentes salas de ventas de distribución de los productos de la empresa.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

v  Planificar y aplicar programas de ventas basados en la situación actual y la evaluación del mercado.

v  Supervisar y recibir informes de las salas de venta y las envía al gerente de ventas en un informe semanal para hacer el seguimiento del volumen de ventas y cumplir con el margen establecido por meses y por trimestres.

v  Preparar y controlar el presupuesto de su departamento.

v  Establecer y dirigir las políticas y los procedimientos operativos y administrativos de su área.

v  Coordinar reuniones para distribución de trabajo.

v  Sondear precios de la competencia a través de periódicos.

v  Coordinar cambios de precios de mercadería.

v  Verificar existencias de mercadería en tableros, góndolas y sala de venta.

v  Identificar los puntos estratégicos de las competencias.

v   Atender consultas de clientes y empleados.

v  Llamar telefónicamente al cliente.

v  Verificar el buen desarrollo de las ventas en la sala de ventas a través de chequeo de precios, relación vendedor-cliente.

v  Autorizar las salidas de producto de bodega para las sucursales cuando no se tiene en existencia en la sucursal.

v  Elaborar informe de resultados diarios.

v  Revisar la diferencia entre cuota mensual y venta diaria y sacar promedio diario por vendedor.

v  Analizar en conjunto con la gerencia de ventas, los resultados del área.

v  Identificar factores de disminución de utilidad.

v  Identificar productos a ofertar y pasar listado a gerencia de ventas.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

UNIDAD ORGANIZATIVA: UNIDAD DE MAYOREO

DEPENDENCIA JERARQUICA: GERENCIA DE VENTAS

RELACIONES EXTERNAS: PROVEEDORES Y CLIENTES

RELACIONES INTERNAS: GERENCIA DE PRODUCCION Y GERENCIA DE VENTAS.

OBJETIVO GENERAL DE LA UNIDAD: ES CUMPLIR CON LOS PEDIDOS REALIZADOS A LA EMPRESA CON LA PRONTITUD Y EXACTITUD QUE EL  CLIENTE DEMANDE.

FUNCIONES Y RESPOSABILIDADES

Ø  Supervisar y recibir informes de sus pedidos y lo envía al gerente de ventas en un informe semanal para ser seguimiento del volumen de ventas y cumplir con el margen establecido por mes y trimestre.

Ø  Planificar y aplicar programas de ventas basadas en la situación actual y la evaluación del mercado.

Ø  Coordinar la labor de los vendedores de mayoreo.

Ø  Revisar estadísticas de ventas para verificar el alcance de la meta asignada.

Ø  Preparar y controlar el presupuesto de su unidad.

Ø  Establecer y dirigir las políticas y procedimientos operativos y administrativo de su área.

Ø  Identificar y analizar los puntos estratégicos de las competencias.

Ø  Realizar presentaciones de cotización a clientes especiales.

Ø  Negociar las cotizaciones presentadas a clientes especiales.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

UNIDAD ORGANIZATIVA: UNIDAD DE SERVICIO POST-VENTA

           DEPENDENCIA DE JERARQUIA: GERENCIA DE VETAS

           RELACIONES EXTENAS: PROVEEDORES Y CLIENTES

            RELACIONES INTERNAS: GERENCIA DE MERCEO, GERENCIA DE    PRODUCCION Y GERENCIA DE VENTAS.

OBJETIVO GENERAL DE LA UNIDAD: BRINDAR LA ATENCION E INFORMACION PERTINENTES A LOS PRODUCTOS SOLICITADOS POR LOS CLIENTES DE LA MANERA MAS CLARA Y EFICIENTE.

FUNCIONES Y REPONSABILIDADES:

v  Administrar las relaciones de la empresa-cliente por medio de sus canales de comunicación.

v  Generar ideas y mecanismos para el desarrollo de atención al cliente.

v  Atender y ayudar al cliente en problemas específicos referentes al producto que desea comprar.

v  Verificar existencias del producto en el sistema.

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS PARA CADA UNIDADORGANIZATIVA

 INTRODUCCIÖN:

Para tener una idea de lo que la descripción de puestos implica, se presentan a continuación una serie de definiciones de interés general. De la misma forma, puede consultarse sobre la herramienta para la recolección y levantamiento de la información.

Qué es un puesto:

Los puestos de trabajo son la esencia misma del grado de productividad de una organización. El logro de los objetivos depende de un diseño adecuado del puesto.

Descripción del Trabajo:

Se considera la información suministrada por el análisis y la descripción del puesto: Tareas que se realizan, responsabilidades, habilidades, esfuerzos y condiciones del trabajo.

Capacidad requerida:

Por lo común primero se obtiene información sobre las actividades realmente de trabajo desempeñadas tales como limpieza, codificar, galvanizar, codificar pintar, diseñar, entre otras. En ocasiones, la lista de actividades y indica también como, por qué y cuándo un trabajador desempeña cada actividad.

CONCLUSIONES

Los manuales en las empresas son necesarios para diseñar en forma sistemática los procedimientos operativos y para que sirvan de apoyo  administrativo a las diferentes áreas de trabajo para que sean utilizados en la ejecución de los distintos procesos de trabajo, para una buena coordinación general de las actividades que se encaminan al logro delos objetivos.